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Ladenkassen – Neuregelungen 2017

Nachstehend ein Beitrag unseres Mitgliedes, der Steuerkanzlei Dr. Thomas Klein in Moers

Anforderungen der Finanzverwaltung  an Registrierkassen ab 2017

Es besteht Handlungsbedarf. Um sich nicht der Gefahr von Hinzuschätzungen durch das Finanzamt auszusetzen, sind sie gut beraten, Altgeräte soweit wie erforderlich aufzurüsten und Geräte, die nicht aufrüstbar sind, zu ersetzen.

Was galt bisher?

Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Geräte hatte die Finanzverwaltung eine sog. Härtefallregelung geschaffen (BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl. I 2010, S. 1342)). Steuerpflichtige die Kassen, die technisch nicht durch Softwareanpassungen und Speichererweiterungen den Anforderungen entsprechend aufgerüstet werden konnten, einsetzten, dürfen diese bis zum 31.12.2016 weiter verwenden. In diesen Fällen sollte ein Nachweis des Herstellers, dass ein Aufrüsten nicht möglich ist, den Buchführungsunterlagen beigefügt werden. Sollten Ihnen ein derartiger Nachweis nicht vorliegen, ist es jetzt ein guter Zeitpunkt, diesen nachzufordern. War eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung zur Erfüllung der Anforderungen der sog. „Kassenrichtlinie 2010“ möglich und ist unterblieben, kann man sich nicht auf die Übergangsregelung berufen.  Die Finanzverwaltung hat diese bis zum 31.12.2016 geltende Übergangsregelung jedoch nicht verlängert. Ab 01.01.2017 gelten neue Anforderungen.

Welche Geräte sind betroffen?

Künftig muss Ihre Kasse alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufzeichnen und aufbewahren. Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig.
Ferner müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten revisionssicher gespeichert und über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Reicht der Kassenspeicher nicht aus, müssen die Daten auf externen Datenträgern gespeichert werden.  Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Diese Vorgaben müssten von der Kasse grundsätzlich selbst erfüllt werden.  Bei einem Wechsel des Kassensystems müssen die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten des alten Systems gesichert werden. Altgeräte sollten keinesfalls verkauft oder verschrottet werden. Betroffen sind alle, auch wenn sie ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (sog. Einnahmenüberschussrechner).

Was ist zu beachten?

Die Aufbewahrungspflicht umfasst auch sonstige Organisationsunterlagen, wie z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sämtliche Programmierprotokolle (wie beispielsweise über Artikelpreisänderungen, das Einrichten eines Bedieners oder Trainingskellners, über Berichteinstellungen und über die Änderung von Steuersätzen) sowie Struktur- und Verfahrensdokumentationen. Empfehlenswert ist zudem, ungewöhnliche Vorfälle, wie den Defekt einer Registrierkasse oder Nachstornos, zu protokollieren bzw. zu dokumentieren. Ihre Kasse ist „Teil der Buchhaltung“ und muss daher auch den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (v. 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450) entsprechen. Achten Sie hierauf beim Kauf eines neuen Gerätes.

Folgen einer mangelhaften Kassenführung

Machen Sie sich bitte klar: Eine ordnungsmäßig geführte Kasse hat vor Gericht Beweiskraft über die Richtigkeit Ihrer in der Buchhaltung erfassten Umsätze. Kann dieser Beweis nicht geführt werden, kann der Betriebsprüfer die Kassenbuchführung verwerfen, was sogar den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge haben kann. Der Finanzverwaltung ist es dann erlaubt, Umsätze und den Gewinn zu schätzen. Leider kommt es immer häufiger vor, dass gleichzeitig ein Steuerstrafverfahren wegen des Verdachts auf Steuerhinterziehung eingeleitet wird.

Die Alternative: Zurück zur „offenen Ladenkasse“?

Was häufig nicht erwähnt wird: Niemand ist zur Verwendung einer Registrierkasse verpflichtet. Sie können auch handschriftliche Aufzeichnungen durch Führung eines täglichen Kassenberichts nebst Zählprotokoll führen – ein Kassenbuch genügt nicht! Aber auch hier muss grundsätzlich jeder Vorgang mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden. Lediglich soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, entfällt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung – wie bei übrigens Registrierkassen auch. Im Einzelhandel dürfte dies regelmäßig der Fall sein.

Beachten Sie, dass ein täglicher Kassenbericht aber nicht „irgendwie“ geführt werden kann. Nur inhaltlich und formal ordnungsmäßiger Bericht kann eine Beweiskraft entfalten.  Doch eine offene Ladenkasse hat aber auch Nachteile (z. B. hoher Zeitaufwand, geringe Nachvollziehbarkeit bei Kassenfehlbeständen und Diebstählen, fehlende Auswertbarkeit).

Einmal umstellen und alles ist gut?

Leider nein, denn es sind weitere Verschärfungen geplant. Ein Gesetzesentwurf der Bundesregierung sieht ab dem 01.01.2020 weitere Vorgaben vor. Primär geht es darum, Registrierkassen manipulationssicherer zu machen. Einzelheiten können Sie in unserem Blog auf www.kanzlei-dr-kein.de nachlesen.

9 months ago Kommentare deaktiviert für Ladenkassen – Neuregelungen 2017